Avec le développement du management à distance et du télétravail, voici quelques clés pour animer des réunions efficaces. Une réunion à distance, ça ne doit pas durer longtemps, il ne doit pas y avoir trop de participants... Voilà des conseils que l'on entend fréquemment. Et si vous voulez mon avis, c'est vrai…et faux. Il est possible de presque tout faire en animation à distance. Voici quelques clés pour arriver détendus à votre présentation :
Clé numéro 1 : L'objectif de la réunion
C’est l’objectif qui détermine les moyens : le bon mode d’animation, la durée, le nombre de participants… Information descendante, réunion de service, présentation de projet, problématique à résoudre ?
A chaque besoin sa réponse.
Clé numéro 2 : Les outils
Beaucoup d’outils permettent de se connecter de 2 à 200 (voir plus pour certains).
Les classiques : Teams, Zoom, Skype, hangouts, Webex ou même Whatsapp, la plupart des solutions vous permettent de partager des documents, et certaines de faire des sous-groupes en répartissant les participants dans des « salles ». Des solutions pour dynamiser vos réunions :Klaxoon, Stormz ou Jubiwee vous permettent d’introduire facilement du participatif (quizz, nuages de mots, brainstormings).
Clé numéro 3 : L'organisation.
Il est convenu de dire qu’on doit être moins nombreux en distanciel qu’en présentiel.
Pas si sûr. On peut réunir 200 personnes pour une information descendante.
S’il n’y a pas d’interactions, il faudra adapter la longueur : 1 heure c’est déjà bien, à partir de là, il faudra commencer à penser à faire une animation (Klaxoon par exemple). Vous souhaitez répondre aux questions, ok, si quelqu’un vous aide à piloter le tchat.
Quelle que soit la taille et la durée, c’est l’animation sera à adapter.
Une formation pourra durer plusieurs jours et dans ce cas, vous exploiterez toutes les possibilités : des travaux de groupes, en passant par les animations ou les questions/réponses avec le chat.
Les travaux en sous-groupe, le partage d’écran, l’utilisation de quizz…
Il est possible de garder des personnes actives, concentrées et intéressées y compris sur des durées importantes.
Mais attention, la pause s’impose, encore davantage qu’en présentiel, au maximum toutes les 1.5h, mieux toutes les heures, 5 mn peuvent suffire.
Clé numéro 4 : l'animation, la posture.
A distance, on n’oublie pas les fondamentaux : présentation, explication sur les horaires, les pauses. Bref, on s’assure du confort de nos participants.
Démarrer à distance par un Ice breaker ? C’est possible, certains exercices s’y prêtent très bien.
Vous vous rappelez ? Animer, ça veut dire mettre de l’âme, du souffle, de la vie. Alors on est vigilant à sa posture. L’animateur cours le risque de se concentrer sur son écran, et de perdre en chaleur.
Le second point de vigilance est de se rappeler des participants, même invisibles ils sont là. Alors on s’assure du partage équitable des temps d’intervention, que tous ceux qui le souhaitent aient pu s’exprimer…
L’avantage, c’est qu’en distanciel, il est naturel d’organiser la participation un par un, ce qui permet d’éviter de tomber dans les débats inutiles ou stériles.
Clé numéro 5 : La logistique et la co-animation
Testez votre matériel. En présentiel, quand votre projection pose souci, vous êtes déjà en difficulté. Le malaise sera encore plus important en visio. Testez également vos supports, les modes de partage. Familiarisez-vous avec l’outil. Et…prévoyez les solutions de secours. Le plan B est votre ami.
Vos supports humains : qui pour prendre en charge la gestion des questions, le lancement des animations etc…
Vos invités ont aussi besoin de tester. Donc pensez à leur envoyer l’invitation en amont.
Et….à leur rappeler le rendez-vous 1 ou 2 heures avant le démarrage (il n’y a personne pour leur rappeler à la machine à café).
Un bonus pour la fin, soignez L'après réunion.
C’est fini, ça s’est bien passé et vous êtes soulagé.
C’est important de donner une suite. Suivant les cas, un mail de remerciement avec l’envoi des supports, un compte-rendu, ou une demande de feedback pour améliorer votre prochaine prestation.